تقديم الطلب
يبدأ الطلب كمسودة يمكن حفظها واستكمالها. عند الإرسال النهائي تثبت النسخة المقدمة، ولا يعاد فتحها إلا إذا طلبت الإدارة استكمال نقص محدد.
صحة البيانات
يجب أن تكون بيانات المؤلفين والنشر والروابط والوثائق صحيحة ويمكن التحقق منها. قد ترفض المشاركة إذا تعذر التحقق من معلومة جوهرية أو ظهر اختلاف بين البيانات المقدمة والمصدر الرسمي.
صاحب العمل
يقدم العمل مؤلفه الوحيد، أو المؤلف الأول عند تعدد المؤلفين. ويقر مقدم الطلب بأنه مخول بالمشاركة ولا يخالف حقوق بقية المؤلفين.
استكمال الطلب
إذا كان النقص قابلا للتصحيح، يمكن إعادة الطلب إلى المشارك مع تحديد المطلوب. لا يستخدم الاستكمال لاستبدال العمل بعمل آخر أو تغيير محتواه تغييرا جوهريا.
التقييم
تتحقق أهلية الطلب أولا. بعد ذلك تحال الأعمال المؤهلة إلى التقييم وفق معايير الدورة والمسار.
تضارب المصالح
إذا وجد المقيم تعارضا يمنعه من تقييم عمل مسند إليه، يسجل ذلك ويعاد إسناد العمل إلى مقيم آخر.
النتائج
لا تعد درجات التقييم أو توصيات المقيمين نتيجة نهائية. تصبح النتيجة رسمية عند اعتمادها ونشرها.
الخصوصية وحقوق النشر
تبقى ملفات المشاركة خاصة ما لم يسمح صاحبها بنشرها وتسمح الحقوق بذلك. ولا ينقل تقديم العمل ملكية حقوق المؤلف إلى «نشر عربي».
قواعد الدورة
تحدد صفحة كل دورة الشروط والمواعيد والوثائق الخاصة بها. وتبقى النسخة التي وافق عليها المشارك مرتبطة بطلبه عند الإرسال النهائي.